Jednolity Plik Kontrolny w gastronomii

Obecnie wiele mówi się o elektronicznym przekazywaniu informacji do organów skarbowych poprzez Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Warto pamiętać, że przepisy, na podstawie których podatnicy VAT muszą lub będą musieli przekazywać pliki JPK, obowiązują już od ponad roku. W tym artykule postaram się przybliżyć, czym jest JPK i jakie skutki niesie dla podatników branży gastronomicznej.

JPK jest uporządkowaną strukturą danych (w postaci plików xml), która zawiera zestaw operacji gospodarczych określonego podatnika za danych okres. Plik ten przekazuje się wyłącznie drogą elektroniczną do bazy danych Ministerstwa Finansów. JPK składa się z zestawu takich plików (struktur), które możemy podzielić na dwie główne grupy:

  1. Struktury przekazywane obowiązkowo i cyklicznie ? w tej grupie występuje tylko JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT), który powinien być przekazywany przez podatnika do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, bez uprzedniego wezwania ze strony organu podatkowego.
  2. Struktury przekazywane na wezwanie organu podatkowego w terminie nie krótszym niż 3 dni robocze ? w tej grupie znajdują się zestawienia:
  • JPK_KR – księgi rachunkowe,
  • JPK_WB – wyciąg bankowy,
  • JPK_MAG ? magazyn,
  • JPK_FA – faktury VAT,
  • JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
  • JPK_EWP – ewidencja przychodów.

Jak wspomniałem na początku, przepisy obowiązują od 01.07.2016 i część podmiotów już takie dane przekazuje do organów podatkowych. Harmonogram wprowadzania JPK, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, prezentuje się następująco:

  • Duże przedsiębiorstwa: od 01.07.2016 całość JPK;
  • Małe i średnie przedsiębiorstwa: od 01.01.2017 JPK_VAT, od 01.07.2018 reszta struktur JPK;
  • Mikroprzedsiębiorstwa: od 01.01.2018 JPK_VAT, od 01.07.2018 reszta struktur JPK.

Przy okazji ważna informacja: od 01.01.2018 wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej.

Duża część rynku gastronomicznego, którą m.in. obsługuje firma Foodsoft, to małe i mikro-przedsiębiorstwa, które już od początku przyszłego roku będą zobowiązane do dostarczania danych do organów podatkowych drogą elektroniczną poprzez JPK. Jak się do tego przygotować?

Po pierwsze, należy uzgodnić ze swoim biurem rachunkowym lub obsługującą nas księgową, czy część księgowa przygotowana jest na obowiązkową wysyłkę plików JPK_VAT już od 01.01.2018. Uwaga: nawet jeżeli podatnik VAT rozlicza się z tego podatku kwartalnie (składa deklarację VAT-7K), to struktury JPK_VAT musi wysyłać i tak co miesiąc, do 25. dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni. Należy zauważyć, że oprogramowanie gastronomiczne nie jest programem księgowym i nie będzie zawierać wszystkich dowodów księgowych wpływających na rejestr zakupów i sprzedaży VAT, który podlega wysyłce przez JPK_VAT do organu podatkowego. Jednak w programie gastronomicznym ewidencjonowane są m.in. faktury do paragonów, które mają wpływ na JPK_VAT, o czym w dalszej części artykułu. W programie FOODSOFT.BOSS najczęściej znajdują się dokumenty sprzedaży takie, jak faktury VAT wystawiane klientom, natomiast rejestr zakupów VAT rzadko jest przez naszych klientów uzupełniany o wszystkie dokumenty zakupowe i kosztowe, a taka możliwość istnieje w module magazynowym (rejestracja kosztów pozostałych). Ponadto, plik JPK_VAT powinien być spójny z deklaracją VAT-7, aby właściwy organ podatkowy nie wzywał podatnika do składania dodatkowych wyjaśnień. Stąd generowanie i wysyłkę struktury JPK_VAT można pozostawić obsługującej podatnika firmie księgowej.

Jednak poza JPK_VAT są też inne struktury JPK, których danymi źródłowymi są dokumenty powstałe w aplikacjach gastronomicznych POS i BOSS, i będzie zachodziła konieczność eksportu tych danych z systemu gastronomicznego Foodsoft do programu księgowego lub bezpośredniego generowania odpowiedniej struktury JPK z programu Foodsoft. Do takich struktur na pewno będą należeć JPK_MAG i JPK_FA.

Na początek skupię się na strukturze JPK_MAG. Będzie ona dotyczyć podatników posiadających magazyn. Tutaj może pojawić się naszym czytelnikom oczywiste pytanie o definicję magazynu. Wielu z nas wyobraża to sobie jako wyodrębnioną część budynku lub pomieszczenia, w którym przechowujemy zapasy. Zatem jeśli ktoś nie posiada takiego miejsca u siebie w lokalu gastronomicznym, może on niewłaściwie wywnioskować, że nie prowadzi wówczas magazynu, stąd nie ciąży na nim obowiązek przygotowania się do przekazywania danych magazynowych z oprogramowania gastronomicznego do struktur JPK. Jednak pamiętajmy, że z definicji Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości, ?magazyn? to nasze aktywa obrotowe i organ podatkowy może tak interpretować pojęcie magazynu oraz wezwać właściciela restauracji do złożenia pliku JPK_MAG. Wynika z tego, że warto wcześniej zadbać o przygotowanie się do ewentualnej konieczności wysyłania tych struktur i zweryfikować, czy posiadany program gastronomiczny jest lub będzie przygotowany do wysyłki tych danych. W tym miejscu od razu napiszę, że obecnie Foodsoft kończy prace nad eksportem danych z programu BOSS i Analytics w postaci plików JPK tak, aby funkcjonalność była dostępna od początku 2018 roku (przypomnę, że średnich, małych i mikro-przedsiębiorców obowiązek wysyłania JPK_MAG rozpoczyna się od lipca 2018 roku). Jeżeli prowadzicie Państwo restaurację, cukiernię, piekarnię lub inny lokal gastronomiczny to obecnie jest najlepszy moment na wdrożenie gospodarki magazynowej w Państwa lokalu przez firmę Foodsoft. Oprócz wymaganych przepisami prawa wysyłanymi danymi, dzięki wdrożeniu modułu FOODSOFT.MAGAZYN zyskujecie Państwo cały wachlarz ewidencji i kontroli zużycia surowców, produkcji gastronomicznej, analizy Food Cost, ewidencji dokumentów magazynowych, inwentaryzacji. A wszystko to dostępne z poziomu aplikacji POS i BOSS. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani rozszerzeniem posiadanej licencji Foodsoft o moduł magazynowy lub planujecie Państwo zakupić program do obsługi gastronomii, zapraszamy do kontaktu z naszych Działem Handlowym, tel. 42 288 13 23 mail: sprzedaz@foodsoft.pl.

Wracając do samej struktury JPK_MAG. Obejmuje ona zestaw operacji magazynowych podzielonych na cztery typy: przyjęcia zewnętrzne (PZ), wydania zewnętrzne (WZ), przesunięcia międzymagazynowe (MM) oraz rozchód wewnętrzny (RW). Ze względu na to, że struktura JPK_MAG obejmuje całą zawartość dokumentów magazynowych (nagłówki oraz wszystkie pozycje dokumentów), wygenerowanie takiego zestawienia z programu księgowego będzie bardzo trudne, o ile nie niemożliwe. Dodatkowo, struktura ta musi być oddzielna dla każdego magazynu lub lokalu, jeśli dany podmiot prowadzi więcej niż jeden lokal i można przyjąć, że w każdym lokalu jest prowadzony odrębny magazyn. Z powyższego wynika, że nasi klienci aktywnie korzystający z modułu magazynowego w programie Foodsoft mogą spać spokojnie, gdyż wystarczy aktualizacja posiadanego oprogramowania gastronomicznego i jego konfiguracja dla celów JPK, aby móc bezproblemowo generować strukturę JPK_MAG. Jednak mając chwilę czasu, warto przetestować prawidłowość generowania plików JPK przed lipcem 2018 roku.

Struktura JPK_FA zawiera szczegółowe dane na temat faktur sprzedaży i nie ma przy tym znaczenia, czy jest to faktura do paragonu, czy też nie. W gastronomii najczęściej występującą formą sprzedaży jest sprzedaż paragonowa (z programu gastronomicznego POS lub kasy fiskalnej), a faktury powstają na bazie wystawionych paragonów. Takie faktury, z punktu widzenia księgowego, mają wartość archiwalną (sprzedaż fiskalna obliczana jest z raportów dziennych i okresowych fiskalnych) i najczęściej nie są ujmowane w księgach rachunkowych naszych klientów. Mamy tutaj kolejny problem eksportu danych JPK z programu księgowego, gdyż takie faktury do tej pory (w większości przypadków) nie są ponownie księgowane lub eksportowane do programu księgowego, zatem nie ma możliwości wygenerowania struktury JPK_FA bez importu tychże faktur. Tutaj z pomocą przychodzi oprogramowanie gastronomiczne Foodsoft, które umożliwia wystawianie i ewidencję faktur sprzedażowych do paragonu (jednego bądź wielu), i bez paragonów z osobnych rejestrów sprzedaży. W programie FOODSOFT.BOSS możemy wystawiać faktury standardowe, zaliczkowe i końcowe, dokumenty proformy, faktury do proformy oraz faktury do dokumentów WZ. Zatem eksport struktur JPK_FA można będzie wygenerować na żądanie organu podatkowego z aplikacji Foodsoft. W tym miejscu wskażę na pewną uwagę, która zawarta jest w informacji na stronie Ministerstwa Finansów a związana jest ze strukturą JPK_VAT i wspomnianymi fakturami do paragonów. Mianowice ministerstwo tłumaczy, że: ?W przypadku faktur wystawionych do sprzedaży paragonowej dla podatników VAT należy wykazać fakturę w JPK_VAT. Jeżeli faktura jest wystawiona na podatnika VAT po zaksięgowaniu sprzedaży paragonowej, należy wyksięgować zafakturowaną wartość ze sprzedaży paragonowej i wykazać sprzedaż na podstawie faktury. W przypadku wystawienia faktury po wysłaniu JPK_VAT za dany okres należy przesłać skorygowany plik ze wykazaną fakturą. Nie trzeba dokonywać zmian w zapisach ewidencji VAT, w sytuacji wystawienia faktury do sprzedaży paragonowej dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Taka sprzedaż może być udokumentowana wyłącznie paragonami i wpisana zbiorczo ? wówczas w poszczególnych pozycjach obowiązkowych należy wpisać ?sprzedaż paragonowa”. Jeżeli więc faktura została wystawiona na rzecz konsumenta, wówczas takiej nie trzeba wykazywać odrębnie w JPK_VAT? (źródło: http://www.finanse.mf.gov.pl/pp/jpk). Wynika z tego, że faktury do paragonów wystawiane dla klientów będących podatnikami VAT muszą być ujmowane w JPK_VAT generowanym z programu księgowego, zatem należy zadbać o eksport tych danych z posiadanego oprogramowania gastronomicznego do wykorzystywanego programu księgowego.

Na koniec tego artykułu zaznaczę, że struktury JPK ulegają zmianom i dlatego firma Foodsoft będzie na bieżąco wprowadzać aktualizacje oprogramowania gastronomicznego, obejmujące wymagane przepisami prawa zmiany. W przypadku pojawienia się nowych informacji na temat JPK, ze szczególnym naciskiem na branżę gastronomiczną, w której od wielu lat działamy, niezwłocznie umieścimy takie informacje na naszym firmowym blogu. Jeżeli macie Państwo uwagi co do treści artykułu, chcecie go Państwo skorygować lub rozszerzyć, zapraszam do kontaktu na adres: blog@foodsoft.pl. W następnym artykule postaram się umieścić zebrane informacje związane z planowanymi do wprowadzenia kasami fiskalnymi i drukarkami fiskalnymi pracującymi w trybie online.