Czy mieliście Państwo w swoim lokalu sytuacje związane z błędną kwotą wprowadzoną przez Państwa Pracownika na terminalu płatniczym i koniecznością korygowania transakcji? Nasuwały się Państwu wątpliwości związane z prawidłowym rozliczeniem kelnerów na koniec dnia, po uwzględnieniu wydruku z terminala płatniczego? W tym artykule postaram się przybliżyć korzyści z rozwiązania integracji oprogramowania FOODSOFT.POS z posiadanym terminalem do obsługi kart płatniczych.
Dostępne na rynku urządzenia do obsługi kart płatniczych w większości przypadków przygotowane są do możliwej współpracy z zewnętrznym oprogramowaniem gastronomicznym. Współpraca ta polega najczęściej na przekazywaniu do terminala płatniczego informacji o wartości rachunku oraz odebraniu odpowiedzi o powodzeniu, bądź problemie podczas autoryzacji transakcji. Znacząco upraszcza to proces obsługi płatności karty i eliminuje ryzyko pomyłek podczas wprowadzania na terminal kwoty transakcji, gdyż wartość płatności przekazywana jest bezpośrednio z programu na terminal płatniczy. Same terminale kart płatniczych posiadają interfejsy USB i/lub Ethernet, które w bezproblemowy sposób umożliwiają podłączenie urządzenia do komputera POS. Co ważne, w większości przypadków korzystanie z integracji z oprogramowaniem FOODSOFT.POS nie wpływa na umowy, które zawarliście Państwo ze swoimi operatorami kart płatniczych. W niektórych przypadkach konieczna będzie jedynie wymiana samego terminala kart na nowocześniejszy, przygotowany do komunikacji z systemem Foodsoft.
Program FOODSOFT.POS jest w pełni zintegrowany z czołowymi operatorami kart płatniczych dostępnymi w Polsce. Projektując moduł integracji z terminalem płatniczym chcieliśmy ? oprócz standardowych funkcji związanych uproszczeniem obsługi transakcji płatniczej ? wykorzystać ten moduł jako kolejne zabezpieczenie potencjalnych nadużyć ze strony kasjerów i kelnerów. Nadużycia te mogą pojawić się w sytuacjach, gdy w przypadku braku ścisłej współpracy programu gastronomicznego POS z terminalem płatniczym, nie macie Państwo pewności, które rachunki były płacone kartą płatniczą. Wówczas jedyną metodą weryfikacji jest przeglądanie wszystkich potwierdzeń z kart i ręczne wiązanie ich z rachunkami zamkniętymi na POS. Brak weryfikacji umożliwia Państwa pracownikom dowolne manipulacje przy wskazywaniu formy płatności zamykanego rachunku. Zapytacie Państwo, w jaki sposób takie manipulacje mogą prowadzić do nadużyć, z powodu których tracicie przychody?
Jako przykład możemy przyjąć sytuację, w której Państwa klient płaci kartą za swój rachunek, a nieuczciwy pracownik obsługi nie drukuje paragonu (przy okazji narażając siebie i Państwa na konsekwencje karno-skarbowe), tylko stornuje lub zawiesza transakcję, aby zawartość zamówienia wykorzystać przy obsłudze kolejnego klienta (o nieuczciwych praktykach sprzedawców będzie osobny artykuł na naszym blogu). Na koniec dnia większość rozliczeń w gastronomii standardowo polega na wydrukowaniu raportu dobowego z drukarki fiskalnej oraz odjęciu od fiskalnej wartości sprzedaży sumy zamknięcia dnia wydrukowanej na terminalu kart płatniczych. Powstała różnica to wartość gotówki, która powinna być przekazana na zamknięcie dnia konwojentowi lub do sejfu. Opisany wyżej przypadek powoduje, że na terminalu płatniczym wartość sumy transakcji jest większa niż suma transakcji zamykanych kartą widniejących w programie POS. Wówczas nieuczciwy pracownik zamienia formy płatności już zamkniętych rachunków z gotówki na kartę w ten sposób, aby suma transakcji kartowych na POS i wydrukowanych z terminala płatniczego była zgodna. Z powyższego algorytmu rozliczania dnia (jeszcze raz zaznaczę, że najczęściej spotykanego w gastronomii) wyniknie różnica w gotówce, która zamiast zostać zafiskalizowana i trafić do kasy firmy ląduje w kieszeni nieuczciwego sprzedawcy.
Wspomniana sytuacja jest tylko przykładowa, ale spotkałem się z nią wielokrotnie wdrażając oraz audytując wykorzystywanie oprogramowania gastronomicznego Foodsoft u naszych Klientów. Dlatego ważne jest maksymalne zabezpieczenie się przed takimi sytuacjami, a to zapewnia nam moduł integracji z terminalem płatniczym Foodsoft. Uruchamiając ten element oprogramowania w POS, automatycznie blokujecie Państwo w swoim lokalu możliwość zamykania transakcji na kartę, bez użycia terminala i ? co ważniejsze ? każda poprawna autoryzacja transakcji kończy się wydrukowaniem paragonu fiskalnego, bez możliwości późniejszej zmiany formy płatności. Podczas zamykania rachunku na formę płatności kartą, program automatycznie wysyła kwotę transakcji do terminala, rozpoczynając tym samym transakcję na terminalu. Państwa klient wprowadza kartę lub dokonuje płatności zbliżeniowej i po udanej autoryzacji program POS zamyka rachunek drukując paragon. Wprowadzając moduł integracji z terminalem kart płatniczych pozostawiliśmy popularną funkcję programu POS umożliwiającą dzielenie płatności na wiele form płatności, w tym przypadku część płatności dotycząca kart może się zakończyć wyłącznie poprzez poprawną autoryzację na terminalu. Nie można przy tym zapomnieć, że program FOODSOFT.POS jest elastycznym rozwiązaniem i udostępnia rozszerzenie uprawnień menadżerskich do tego, aby awaryjnie można było oznaczyć transakcję jako zamkniętą kartą (mimo braku potwierdzenia z terminala płatniczego), jednak są to uprawnienia typowo administracyjno-serwisowe i nie powinny być przypisywane sprzedawcom i kelnerom.
Dla Państwa pracowników moduł integracji terminala z programem FOODSOFT.POS ? oprócz wspomnianego wcześniej zwiększenia szybkości obsługi sprzedaży ? zapewnia brak konieczności przeglądania na koniec dnia wszystkich transakcji z kart i weryfikacji poprawności form płatności podczas zamykania rachunków. Tym samym proces zamknięcia i rozliczenia dnia znacząco się uprości, a wykonując raporty i statystyki z rachunków z użyciem kart będziecie Państwo pewni co do wiarygodności danych.
Zachęcam Państwa do przetestowania tego rozwiązania w swoim lokalu. Jeżeli posiadacie Państwo program Foodsoft, to proszę o kontakt z Państwa Opiekunem handlowym lub tel. 42 288 13 23, mail: sprzedaz@foodsoft.pl.
Jeżeli nie korzystacie Państwo z naszego rozwiązania dedykowanego gastronomii, proszę o kontakt w celu umówienia się na niezobowiązującą prezentację całego systemu wraz z pokazem integracji z terminalem kart płatniczych.
Jeżeli macie Państwo uwagi co do treści artykułu, zapraszam do kontaktu na adres: blog@foodsoft.pl.
Źródło użytego zdjęcia: Jonas Leupe